COMMENT BIEN CHOISIR SON LIEU D’ÉVÉNEMENT?

Chez soi, à l’extérieur ou plus souvent dans un site de réception reconnu, le lieu choisi pour organiser son événement ne doit rien au hasard. Quelques astuces pour bien le choisir.

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Un événement basique, c’est avant tout : un traiteur, une animation… et un lieu ! Ce dernier pouvant très bien proposer ces trois prestations incontournables. Il est donc préférable – c’est un euphémisme – de bien le choisir. Plusieurs critères sont à prendre en considération : sa localisation, sa capacité, sa thématique, ses prestations, son budget, ses horaires d’ouverture, son accès et sa politique RSE. Quels sont les différents types de lieux proposés, leurs avantages et inconvénients ?

Hôtellerie

Un classique des années 90 qui reste d’actualité même s’il est moins prisé, les sociétés leur préférant des lieux plus originaux leur permettant de se démarquer. Les entreprises choisissent toujours massivement des hôtels 3 et 4* leur garantissant confort et prestations de qualité spécifiques au tourisme d’affaires. Les Pulmann (groupe Accor), Sheraton, Hyatt, Marriott… En ont fait leur spécialité. Les 5* sont souvent délaissés car trop ostentatoires.

Avantage : Bien équipés et rodés à tout type d’événement. Peu de mauvaises surprises.

Inconvénient : Même si les établissements sont bien situés en cœur de ville, à la montagne ou en bord de mer, leurs salles sont souvent enterrées, ne bénéficiant ni de lumière du jour ni d’une belle vue. Normal, avec ces critères, l’hôtel préfère installer des chambres.

Parcs d’expositions, centre de congrès, de conventions, de séminaires

Idéal pour les réunions de travail, des plus petites aux plus grandes, car équipés des dernières technologies de pointe. L’association France Congrès recense près de 80 villes possédant des infrastructures dédiées. A Paris, Paris Expo Porte de Versailles et Paris Nord Villepinte sont les vaisseaux amiraux de ce secteur d’activités.

Avantage : Peu de mauvaises surprises. L’événement d’entreprise c’est leur premier métier !

Inconvénient : Souvent sans identité et loin des centres-villes pour les parcs d’expositions et centre de congrès. Parfois, vétustes.

Resort 

Parc d’attraction, centre de loisirs, club de vacances, on trouve tout sur place : hébergement, restauration et animations ! Disneyland Paris est le site accueillant le plus d’événement en France (environ 1200/an) mais Club Med, Pierre et Vacances, Parc Astérix, Belambra, Le Puy du Fou… ont aussi des départements dévolus aux événements d’entreprise.

Avantage : Le tout en un ! Les participants ne quittent pas le site et donc peu de perte de temps.

Inconvénient : C’est géant, parfois trop et à moins de privatiser le lieu, la proximité des clients « loisirs » peut gêner.

Restaurant

Un classique pour les petites réunions privilégiant les rencontres aux séances de travail. Certains établissements possèdent de petites salles privatives.

Avantage : Convivial, de nombreuses thématiques proposées. Préférez la privatisation totale du lieu.

Inconvénient : Souvent exigus et mal sonorisés.

Musée, monument historique

Sous la houlette du ministre de la culture, Renaud Donnedieu de Vabres, c’est dans les années 2005/2007 que les musées et monuments nationaux se sont ouverts plus facilement aux événements privés. Aujourd’hui, tous ou presque les accueillent apportant un joli complément de recettes. Le Louvre Lens, la Tour Eiffel, les châteaux de la Loire, le Musée Rodin ou le Mucem, pour des tournages, des réunions, des soirées, tous s’ouvrent aux entreprises.

Avantage : La classe ! C’est souvent beau, surprenant et les thématiques sont nombreuses.

Inconvénient : Des horaires riquiqui, des conditions draconiennes et des tarifs parfois très élevés.

Château privé, abbaye, domaine viticole

Appréciés par les particuliers pour les mariages, anniversaires, cousinades… Ces lieux le sont aussi par les entreprises. Vaux-le-vicomte, Château L’Hospitalet de Gérard Bertrand, abbaye de Royaumont… accueillent les événements d’entreprise depuis de très nombreuses années.

Avantage : De belles pierres, une âme. Pour des événements de prestige.

Inconvénient : Pas fait pour ça… Donc peu ou mal équipés, à moins que les investissements aient été à la hauteur.

Salle de spectacles 

Désormais, théâtre, cinémas, salles de concert s’ouvrent aux événements. Cela leur permet d’améliorer leurs recettes. Monter son événement à l’Olympia, au Théâtre Mogador, au Lido ou au Crazy horse, plaît toujours aux invités, surtout s’ils viennent de province ou de l’étranger.

Avantage : Des lieux atypiques et parfois chargés d’histoire. Souvent biens situés en centre-ville.

Inconvénient : Un manque de confort dans certaines salles, d’espace de rencontres et de places de parking

Appartement, hôtel particulier

Les agences événementielles recherchent toujours la pépite, le lieu jamais utilisé, pour les petits événements, l’appartement privé c’est le must. Loft d’architecte, maison particulière d’anciennes gloires (Kenzo dans XIe arrondissement de Paris, Claude Nougaro dans le XVIIIe…) ont une âme particulière.

Avantage : Insolite, étonnant et bien situés.

Inconvénient : Pas fait pour ça et, donc, nécessite une grosse préparation en amont, puis une journée de démontage.

Espace de co-working 

Nouveaux mais ont déjà faits leurs preuves. Les entreprises, ils connaissent. Wojo (groupe Accor) à Paris, La Coque à Marseille, Galanga à Rouen en sont de bons exemples.

Avantage : Essentiellement tournés vers le travail et donc, bien équipés. Tarifs intéressants.

Inconvénient : Parfois sans âme et aseptisés.

Lieu extérieur 

Plages, champs, place en centre-ville, le lieu aménagé en extérieur a la particularité d’être éphémère donc surprenant.

Avantage : Très bien situé en centre-ville ou disposant de places de parking, hors ville. Si on peut y monter une structure, permet de tout faire !

Inconvénient : Demande d’autorisation préalable, pour les grosses opérations, nécessite l’expertise d’une agence événementielle.

Lieux atypiques

Une grotte, un zoo, un aquarium, les égouts de Paris ou les catacombes… Ces lieux décalés étonnent et séduisent. Monter son événement dans le sous-sol de l’Opéra de Paris, une station de métro désaffectée, les grottes de Han (Belgique) ou dans la réplique de Chauvet (07), c’est l’effet waouh assuré !

Avantage : L’ADN d’un bon événement : surprendre l’invité !

Inconvénient : Pas fait pour donc nécessite journées de préparation et de repérages.

Son entreprise

Et si l’on montait son événement dans ses propres locaux ! Certains s’y prêtent comme les usines d’Airbus à Blagnac, les friches de la SNCF ou les sièges des entreprises du CAC 40, toutes abritant un auditorium… D’autres pas du tout.

Avantage : Economique !

Inconvénient : Peu attractifs pour ses propres collaborateurs et souvent pas fait pour ça.

Un bateau

Une manifestation au fil de l’eau, c’est bucolique, dépaysant et reposant. Yacht de Paris, Les Bateaux parisiens, Les Bateliers à Laval, péniche Carpediem à Nantes, Les Bateaux toulousains… La moindre rivière possède son prestataire de référence.

Avantage : Les invités sont captifs et donc immergés dans l’événement, loin du brouhaha de la ville.

Inconvénient : Les invités sont captifs et donc obligés de respecter des horaires fixes, ce qui peut les rebuter.

Alors, à vous de décider! Sachez aussi que l’Annuaire de L’Evénementiel peut vous aider dans vos recherches…