COMMENT BIEN GÉRER L’ACCÈS À UN ÉVÉNEMENT?

Un accès facile à un événement est le premier contact du participant avec celui-ci. Sa réussite est donc un passage obligé !

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Pourquoi l’accès à un événement est-il si important ?

La réussite d’un événement passe par le choix de son lieu, du traiteur et des animations qui vont le dynamiser. Elle passe également par la maîtrise de postes moins glamour et cependant essentiels, comme la gestion des flux et des accès à la manifestation.

Point délicat pour un organisateur, la gestion des flux et des accès est d’autant plus importante qu’elle est le premier contact direct avec les participants. Une file d’attente interminable, un comptoir bloqué, des sorties provisoires… sans retour possible et, pour le participant, l’événement tourne au cauchemar. À ce moment crucial, chaque minute est précieuse. Il y a dix ans, les contrôles de billets n’étaient déjà pas simples, puis s’y sont ajoutés les contrôles de sécurité systématiques quelque soit le type d’événements, et, désormais, les contrôles sanitaires ! Pour remédier à cela, une organisation sans faille est de mise, heureusement bien aidée aujourd’hui, par les nouvelles technologies. Petit tour d’horizon des postes à ne pas négliger.

Le listing papier

Il s’utilise toujours mais surtout pour les petits événements (moins de 300 personnes). Imprimé, les invités y apparaissent par ordre alphabétique. Reste à cocher la case leur correspondant, à leur arrivée. Possibilité d’établir des listes et des bornes par catégorie : presse, collaborateurs, clients…  permettant une meilleure fluidité. Des prestataires spécialisés proposent aux entreprises et aux agences un renfort humain et matériel dans l’assistance administrative, accueil événementiel, promotion des ventes et accueil en entreprise, comme, par exemple, Oscar Organisation ou Xing Event.

La billetterie en ligne

Concernant tout type de grands événements (spectacles, rencontres sportives, congrès…), elle simplifie la gestion de l’opération tout en augmentant son audience. Les applications dédiées pour mobiles et tablettes sont simples d’utilisation. Pour le contrôle des billets deux solutions sont généralement retenues : la vérification par code-barres/QRcode et la vérification sur liste, par un moteur de recherche intégré. Différents logiciels permettent ces opération comme : Onparticipe, Cityvent, Eventbrite, Evenium, Weezevent…

Les sites web dédiés

Pour des événements importants en nombre d’invités, différents prestataires proposent des sites web dédiés pour un contrôle rapide, sûr et simple. Ils permettent, à l’aide de douchettes, de scanner les codes barres uniques sur chaque billet. En amont de l’événement, ils auront également permis de lancer les invitations et les relances. Les participants peuvent s’inscrire directement sur le site. Ils auront accès au programme de la manifestation et à la description de chaque intervention sur leur mobile ou tablette. Ainsi, Axe Vision s’est spécialisé dans la gestion de l’événement en ligne : la conception et la réalisation d’un site web dédié, la publication d’informations avant, pendant et après l’événement, l’appui au système d’organisation et à la gestion des invitations. Pour les plus affutés, possibilité de monter son mini-site soi-même, Genius Meetings propose un tutoriel efficace.

Les personnels spécialisés

Hôtesses, hôtes, personnel de sécurité, personnel médical… Avoir une équipe coordonnée et réactive. Chaque catégorie devra avoir son responsable qui saura prendre des décisions clefs si l’on doit faire face à un imprévu.

  • Le personnel d’accueil

L’équipe doit être méthodique tout en étant souriante et affable. Toute grande ville possède ses professionnels du secteur (Agence Blueyes à Caen, Cannes Smile, Profil à Lyon, Florence Doré à Paris…) et de nombreuses agences parisiennes ont des antennes régionales voire européennes. Comme : City one, Mahola, Pénélope Event…

  • Contrôles

Pour la sécurité, les portiques et fouilles des sacs par un personnel formé sont devenus des passages obligés. Ils doivent être rapide pour ne pas engorgés les entrées. Vip sécurité, Main sécurité événementiel, Vendôme sécurité… officient sur Paris.

  • Mesures sanitaires

Sur les soirées, la présence d’un médecin est un plus (Euromedicare, Medicale assistance…) en cas de problème d’ébriété, de malaises… Contre le Covid, distribution de masques, de gel et vérification du respect des gestes barrière sont obligatoires. Des prestataires se sont déjà positionner sur ce créneau comme : 3ML, Orsteel light, Hydrocool (gel hydro-alcoolique),

La signalétique pour bien s’orienter

Les entrées et sorties (dont sortie de secours) doivent être bien indiquées par des panneaux appropriés (digitaux ou adhésifs). Et s’ajoute désormais une signalétique liée aux gestes sanitaires obligatoires (port du masque, sens des flux…).Direct Signalétique produit des hygiaphones en verre ; le Studio 5•5 habille Paris en proposant des design, signés de l’illustratrice Marine Belkebir, s’inspirant de la devise de la ville « Fluctuat nec mergitur » tandis qu’à Caen, Bégénat a créé Poil’Dur, le yéti des gestes sanitaires !