COMMENT ORGANISER UN ÉVÉNEMENT D’ENTREPRISE ?

Pour les entreprises souhaitant communiquer, l’événementiel est une alternative moins coûteuse que les médias classiques (affichage, spots TV, radio…). Encore faut-il savoir bien s’entourer.

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Avant de monter tout événement d’entreprise, bien définir l’objectif et la cible que l’on souhaite atteindre. Un événement est avant tout une opération de communication auprès de ses collaborateurs, de la presse ou de ses clients. Il peut prendre la forme d’un lancement de produit, d’une convention, d’une soirée, d’un teambuilding, d’un road-show, d’un échantillonnage, d’une remise de prix… Si l’on prend, l’événement le plus classique et le plus répandu, la soirée, des fondamentaux sont à connaître.

L’organisation

Confiez l’organisation à une agence événementielle (Marcadé, Ubi bene, Couleur événements…) ou à une agence de relations publics (Thomas Marko & associés, Zmirov communication, Agence Pascale Venot…), c’est le must. Un prestataire confirmé fera aussi l’affaire, un lieu réputé (groupe Chateauform’, Moma groupe, Les salons de l’Aveyron…) ou un traiteur organisateur de réceptions (réseau Traiteurs de France, Riem Becker, Saint-clair Le traiteur…), par exemple. Mais pour une soirée basique, le personnel du département communication ou événementiel de l’entreprise peut suffire. Il faut alors un chef de projet et une équipe dont les taches seront bien définies : sécurité, invitations, restauration, accueil des invités… Et s’appuyer sur des guides comme l’Annuaire des agences, prestataires et lieux de L’Evénementiel. Prévoir de l’aide supplémentaire, chaque évènement comporte des imprévus.

Les invités

Leur nombre dépend du budget. Plus il y a d’invités, plus il est besoin de personnel. Pour certains postes, celui-ci peut être extérieur à l’entreprise ou constitué de collaborateurs. Faire parvenir les invitations trois semaines avant l’événement avec rappel une semaine avant. Cela peut se faire par un envoi postal mais le numérique (codes-barres et QR codes) a pris le pas sur les cartons luxueux. Prévoir 10 à 20% de no-show (invités ayant prévus de venir mais n’étant pas là le jour j).

La date

Choisir une date qui convienne aux invités. Pour la presse, trop souvent les agences de relations publics privilégient les mardi et jeudi. Erreur, ces journées sont trop souvent chargées. Si votre manifestation n’est pas la soirée de l’année, un lundi, mercredi ou vendredi soir sera plus adapté. Les journalistes ne partant pas tous en week-end !

Le lieu

Adaptez la capacité de la salle au nombre d’invités. Une salle toute équipée permet l’économie des postes techniques comme à Paris Le Pavillon d’Armenonville, L’Elysée Biarritz ou en province, Le Sucre à Lyon, la Villa Gaby à Marseille, Les Espaces Vanel à Toulouse… Selon l’événement, préférez une salle à plat, un auditorium, un lieu où placer une scène, un espace pour danser, de petits stands… Visiter le site à l’avance et vérifier s’il est doté d’un office traiteur, de vestiaires, d’un espace pour les organisateurs, d’un parking… Un lieu thématisé peut éviter des frais de décor comme le Musée des Arts forains à Paris ou le Nid à Nantes.

L’animation

Elle peut se résumer à une série d’interventions sur scène, prévoir alors un maître de cérémonie mais 30 à 45 minutes de spectacle sont toujours très appréciées (humoriste, attraction de cabaret, mini concert…). Dans la salle, possibilité d’animations déambulatoires : magicien close-up, danse ou karaoké. Des sociétés de productions se sont spécialisées dans l’apport d’artistes de tout genre comme DH Management, 12 décembre SAS, Gilbert Desveaux Production…

La restauration

Pour une soirée dans une salle d’hôtel ou de restaurant, aucun souci, des offres « repas » sont adaptées au format de l’événement. Sinon, choisir un traiteur thématique ou non en définissant le nombre de pièces cocktails par invité (Lenôtre, Potel & Chabot, 4810…). Prévoir des plats de substitution si allergies ou interdits religieux. En extérieur, possibilité de faire appel à un foodtruck comme Le Resto van à Nimes, Mon camion resto à Paris, Mmm Burger à Angers…

Le budget

Il conditionnera l’importance de l’événement, la qualité des prestations, le nombre d’invités, la distribution ou non de goodies à la fin de la soirée… Pour l’améliorer, possibilité de trouver des partenaires, ce peut être des marques (on parle alors de sponsors), des entreprises complémentaires de votre activité ou des prestataires en recherche de notoriété à qui l’on cèdera un temps ou un corner dans le lieu de l’événement. Prévoir un quota d’invités pour chaque partenaire.