COMMENT PASSER DU PHYSICAL AU DIGITAL ?

La crise sanitaire pousse les réunions en présentiel à laisser leur, peu à peu, leur place à  des réunions virtuelles dites « numériques » ou « digitales ». Comme réussir ce passage ?

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La crise du Covid aura joué un rôle d’accélérateur sur le passage des réunions physiques aux réunions numériques (digital en anglais). En mars et avril 2020, des décrets et ordonnances, pris en urgence, ont même permis la tenue d’assemblées générales connectées qui jusqu’alors devaient obligatoirement se dérouler en présentiel. Désormais, AG, réunions de groupe, téléconférences, séminaires (dites : webinars) ou simples conversations entre collègues peuvent s’effectuer à distance. Mais comment passer d’une rencontre physique à une rencontre digitale ?

Plateforme digitale

Il faut utiliser une plateforme digitale. De très nombreuses existent sur le marché : Google Hangouts Meet, Teams (Microsoft), Discord, Skype, Cisco Webex, Zoom, Klaxoon, Logmein, Sparkup, HTC, Livestorm… Toutes offrent de nombreuses fonctionnalités pratiques, certaines plus que d’autres : des conversations et des recherches illimitées, des appels vidéo, le stockage de fichiers, le travail collaboratif en temps réel, des visioconférences (jusqu’à 250 p.), des formations, des ateliers de travail, des partages d’écran… Si certaines sont gratuites (pour des durées plus ou moins longues), l’important est qu’elles soient sécurisées et utilisables sur tout type de système : téléphone Android, iPhone, ordinateur Windows, Mac ou Linux.

Par un simple mail, chaque participant à une réunion virtuelle recevra quelques jours avant celle-ci, un message sous forme d’invitation. Le jour J, tous se connecteront en même temps à la plateforme. Pour les intervenants, peu de changement par rapport aux réunions physiques. Les documents, graphiques, tableaux, vidéos qu’ils auraient présentés sur grand écran peuvent être directement partagés sur l’ordinateur de chaque participant. Pour le public ou les autres participants, il est cependant quelques règles à respecter pour le confort de tous.

Rejoindre la salle de réunion

Avant que l’organisateur de la visioconférence n’envoie un lien pour rejoindre une salle de réunion, préparez-là. Notes à portée de main, webcam dirigée vers votre visage, arrière plan sobre, connections vérifiées, tenue correcte… Soyez à l’heure !

La qualité de la connexion internet

Plus le débit sera élevé plus le son et l’image seront de qualité, et les communications plus fluides. Préférez une connexion par fibre optique.

La qualité de la prise de son

Elément important, car autant une image moyenne ou pas d’image du tout, n’empêche pas l’échange, autant un son médiocre ou haché, nuit à la qualité des communications. Pour avoir un bon son, il est souvent nécessaire d’utiliser un casque audio (sauf pour des ordinateurs possédant des micros internes performants).

Une bonne image

L’image est moins importante que le son mais veiller à ce que votre visage ne soit pas à contre-jour. Adoptez le « plein écran » pour la lecture de documents placés directement devant la webcam.

Un bureau tranquille

Les interventions intempestives d’éléments extérieurs aux réunions font le bonheur des bêtisiers. Privilégier donc l’espace le plus calme possible et prévenez votre entourage !