PHYSICAL, PHYGITAL OU DIGITAL… QUE CHOISIR ?

Peur d’un virus, budget serré, geste éco-responsable… Les réunions à distance ont le vent en poupe. Mais il existe des alternatives aux rassemblements présentiels comme le phygital. Quand choisir l’une ou l’autre de ces solutions pour vos événements?

evenementiel-phygital

Congrès, assemblées générales, réunions en tout genre ont longtemps, par essence, privilégié l’approche physique. Ce n’est que dans le courant des années 90 qu’émergent les conférences téléphoniques (call conférence), avec l’apparition d’outils permettant des discussions à plusieurs. Dans les années 2000, l’éveil au concept de développement durable (abaisser son empreinte carbone) puis la crise de 2008 (économiser sur les voyages des collaborateurs), couplée aux progrès technologiques, poussent de plus en plus les entreprises à organiser des « rencontres à distance ». Enfin, la pandémie de Covid-19 finit de convaincre les entreprises de monter des rencontres virtuelles sans risque pour leurs participants. Aujourd’hui, pour échanger, présenter ses résultats, mener une séance de travail… Une société aura le choix entre trois types de rencontres :

Le physical

Le classique ! Des réunions dans des lieux de réception : palais d’exposition, centre de congrès (France Congrès abrite 47 villes membres de l’association ; Coesio, une cinquantaine de destinations), salle de séminaires, université, salle de spectacle et autres lieux avec participants venus des quatre coins du monde. Ces lieux ont une « âme » et, indéniablement, soudent davantage les équipes. Mais, attention, les participants peuvent parfois se laisser aller à faire tout autre chose qu’écouter : consultation de portables, conversations plus ou moins discrètes avec le voisin…

  • Avantages : des présentations avec animations, faisant appel à des scénographes, maîtres de cérémonie et intervenants reconnus.
  • Inconvénients : le coût, la proximité des participants.

Le digital

Nom anglais pour « numérique ». Très prisé pour de petites réunions ne nécessitant pas de scénographie ou de grand-messe, le digital c’est : de l’audioconférence, de la vidéoconférence, de la visioconférence… Aujourd’hui, le matériel permet d’inclure aux conversations ou présentations, la diffusion de vidéos, graphiques et autres tableaux. Ces réunions à distance présentent des avantages certains : plus besoin de préparer de salle, de pause café à organiser, économie sur les transports, sur l’empreinte carbone…

  • Avantages : le coût, le gain de temps et la RSE.
  • Inconvénients : manque de spontanéité des participants, connexion parfois mauvaise.

Le phygital

Terme créé en 2013, fusionnant les mots « physique » et « digital », qui trouve son apogée avec la crise du Covid-19. Utilisé tout d’abord dans le commerce (point de vente physique qui intègre les données et méthodes du monde digital dans l’optique de développer son chiffre d’affaires), il est désormais prisé par certains lieux de réception (Le Studio Marceau, le Palais des congrès de Mandelieu-la-Napoule, Châteauform’…) qui mettent à disposition des entreprises certaines de leurs salles pour monter des plateaux sans public. Cela reste très proche d’un enregistrement d’une émission de télé : les intervenants se retrouvent à débattre sur de larges fauteuils où se succèdent derrière un pupitre devant des gradins vides. Mais possibilité d’échanges et d’interactivité avec le public connecté, par écrans interposés.

  • Avantage : plus vivant pour les participants qu’une simple visioconférence.
  • Inconvénient : repose essentiellement sur des technologies de pointe qui doivent impérativement bien fonctionner le jour J, à l’heure H.