POURQUOI FAIRE APPEL À UNE AGENCE ÉVÉNEMENTIELLE?

Organiser son événement soi-même ou passer par une agence : la question peut se poser selon plusieurs paramètres : taille de l’événement, ampleur, budget, difficulté de réalisation, timing… Alors quels avantages apportent une agence événementielle ?

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L’expérience des grands événements 

Dans les années 90/2000, en France, les agences événementielles trustaient l’organisation des événements institutionnels ou d’entreprise. Ce n’est plus le cas aujourd’hui. Le nombre de manifestations montées de A à Z par les agences reconnues ne couvrent, désormais, qu’entre 5 et 10% du marché. Si ce chiffre a baissé, cela est grandement dû à l’explosion du nombre de petits événements qui ne nécessite pas l’intervention de professionnels aguerris.

Bien souvent, pour monter un lancement de produit, une conférence de presse ou une simple soirée, il suffit d’un lieu, d’un traiteur et d’une animation. Une bonne agence de relations publics, un traiteur organisateur de réceptions ou un lieu de réception au carnet d’adresses bien fourni, n’auront pas de mal à satisfaire leur client. Un guide comme l’Annuaire des agences, prestataires et lieux de L’Evénementiel, recensant les acteurs majeurs de l’Hexagone peut même suffire à tout département événementiel d’une entreprise pour organiser lui-même, sa manifestation ! En revanche, pour les événements de grande ampleur, faire appel à une agence événementielle (Venise événements, Marcadé, Couleur événements…) procurera de multiples avantages. A savoir :

Le savoir-faire humain 

L’expérience, ce sont les hommes et femmes qui y travaillent. Pour un événement original, ils seront à même de trouver des concepts inédits, ne se bornant pas à additionner les talents de prestataires mais trouvant pour l’événement, une thématique, une idée forte collant au message que le client souhaite véhiculer, à l’objectif marketing désiré. L’agence est force de propositions ! Grâce à son réseau, elle trouvera les talents permettant de passer d’un projet de papier à une véritable opération de communication. Certaines sont pionnières sur des domaines précis comme Sensation en éco-responsabilité ou Novabox sur les roadshows et tournées.

L’expertise

L’expertise, de son côté, est absolument nécessaire quand la manifestation est de grande ampleur, que ses participants viennent de différentes régions ou qu’elle nécessite des autorisations administratives. Les problèmes de logistique, de flux, de réactivité… sont au centre de son travail. Habituée à travailler à flux tendu, l’agence aura prévu toutes les contraintes et points de vigilances nécessaires à la réussite de l’événement. Pour obtenir le meilleur résultat, elle sait à qui s’adresser pour les questions d’hébergement, d’activités et animations diverses (comme les agences locales : Gens d’événements à Nantes, Tahiti expert events à Papeete, Team Yachting sur la Côte d’Azur…) mais aussi les problèmes d’installations techniques ou logistiques… Important quand on sait qu’obtenir l’autorisation d’occuper un espace public peut, parfois et cela en s’adressant aux bonnes personnes, prendre six mois ! Auditoire, Havas Events, Le Public Système… font partie des agences référence dans ce domaine.

Le gain de temps et la sérénité

Pour le client, faire appel à des professionnels est bien entendu un gain de temps et l’assurance d’une certaine sérénité. Mais attention, ce n’est pas juste déléguer les tâches, c’est avant tout travailler en étroite collaboration avec eux. Le client connaît parfaitement son entreprise et ses rouages ; l’agence sait organiser l’événement et y intéresser ses participants. Chaque étape de la mise en place de la manifestation sera donc validée par le client. Avec un expert, le client a l’esprit tranquille et peut ainsi se concentrer son activité !

L’originalité

L’agence sait sortir des sentiers battus. Grâce à sa connaissance pointue du marché, elle sait dénicher des lieux inédits, proposer des concepts novateurs… Et à l’heure tête, on y trouve des esprits créatifs, des pourvoyeurs d’idées ! C’est l’une des valeurs ajoutées de l’agence comme le propose : Ubi Bene, Teamwork, Passage piéton

Et le budget, on en parle ?

Bien entendu, faire appel à une agence a un coût. Mais les agences savent aussi négocier les prix des prestations tout  en s’assurant l’aide de professionnels reconnus. Avec une agence, on a également moins de surprise : un devis assure que le budget sera respecté. On évite ainsi les dépenses « surprise » de dernière minute, liées aux imprévus…